BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Komunikasi merupakan proses yang dilakukan oleh manusia setiap hari dalam melakukan hubungan dengan orang lain. Secara umum dapat dikatakan bahwa tidak ada kehidupan manusia tanpa komunikasi. Sebagai makhluk sosial manusia pasti membutuhkan hubungan dengan orang lain. Setiap individu selalu berkeinginan untuk berkomunikasi dengan orang lain dan sebaliknya individu tersebut juga berkeinginan menerima informasi dari orang lain. Keharusan yang timbul pada manusia untuk bekerjasama dengan orang lain agar dapat mencapai tujuan yang dikehendaki, mengakibatkan dibentuknya organisasi, dalam hal ini perusahaan.
Suatu organisasi perusahaan adalah sebuah tim, dan seluruh anggotanya perlu mengetahui apa yang dilakukan oleh tim, sehingga mereka dapat bekerjasama dengan baik. Jika tidak ada komunikasi, karyawan tidak akan tahu apa yang dilakukan oleh rekan-rekannya. Secara otomatis koordinasi kerja tidak akan berjalan, dan pada akhirnya mengakibatkan tujuan perusahaan tidak tercapai.
Seorang manajer hendaknya terbuka dan mendorong partisipasi serta keberanian para karyawan untuk menyampaikan pendapat atau keluhan-keluhan. Hal ini akan tercipta dengan memanfaatkan komunikasi dua arah (Two Way Traffic Communication) formal maupun informal, vertikal atau horisontal sehingga timbul saling pengertian dan penghayatan mengenai kebijaksanaan perusahaan.
Tetapi pada kenyataannya, tidak mudah untuk menciptakan komunikasi yang baik, karena masih ada hambatan-hambatan dalam pelaksanaannya. Kelemahan dan hambatan dalam proses komunikasi tersebut akan berpengaruh pada prestasi kerja karyawan.
Dengan adanya komunikasi yang baik dalam perusahaan, akan muncul saling pengertian antara karyawan dengan pimpinan perusahaan. Karyawan merasa ikut serta dan didorong untuk maju dalam perusahaan, sehingga dapat menciptakan suasana harmonis antara manajer dengan karyawan. Hal ini dapat menimbulkan kepuasan dalam bekerja yang akhirnya akan meningkatkan prestasi kerja karyawan.
Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) Bandung adalah salah satu instansi pemerintah yang bergerak dalam bidang jasa yang menangani masalah keluarga berencana yang berada di Bandung. Di BKKBN, fenomena yang tampak ialah pihak pimpinan yang kurang mampu menyampaikan keinginan dan peraturan yang dibuat kepada para karyawannya. Hal ini mungkin disebabkan karena tingkat pendidikan yang jauh berbeda antara pimpinan dan karyawan atau bawahan. Para atasan adalah sarjana lulusan perguruan tinggi, sedangkan karyawan lulusan SMP dan SMA.
Selain itu, para karyawan masih mempunyai hambatan dalam berkomunkasi dengan pimpinan. Hambatan tersebut timbul dari dalam diri seorang karyawan, yaitu perasaan takut, segan, ragu-ragu, dan perasaan lainnya yang disebabkan oleh kurang terbukanya sikap pimpinan, sehingga komunikasi yang terjadi tidak efektif dan akan menghambat aktivitas perusahaan secara keseluruhan dan pada akhirnya akan berakibat pada rendahnya prestasi kerja karyawan.
Dilihat dari berbagai hambatan komunikasi yang ada, prestasi kerja karyawan BKKBN masih dapat ditingkatkan dengan syarat hambatan-hambatan tersebut dihilangkan atau dikurangi.
Upaya mengantisipasi perkembangan usaha di era globalisasi, perusahaan harus mempersiapkan manajemen yang baik sehingga dapat mewujudkan tujuan yang ingin dicapai. Para karyawan harus selalu bekerjasama antara satu dengan yang lainnya, yang bergantung kepada saling pengertian melalui pelaksanaan komunikasi yang baik.
Demikian juga pada BKKBN, dimana prestasi kerja karyawan dapat dilihat dari hasil kerja, karakteristik pribadi dan kemampuan atau keterampilan para karyawan. Dilihat dari indikator yang disebutkan di atas, prestasi kerja karyawan BKKBN masih bisa ditingkatkan.
Berdasarkan hal itu, penulis memilih masalah komunikasi. Dalam hal ini komunikasi dan peranannya dalam meningkatkan prestasi kerja karyawan. Dengan demikian penulis mencoba menyusun dalam bentuk skripsi dengan judul “Peranan Komunikasi Internal Dalam Meningkatkan Prestasi Kerja Karyawan Pada Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional”.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang masalah, yang dihadapi dalam penelitian ini dapat diidentifikasikan sebagai berikut:
1. Bagaimana Komunikasi Internal yang dilakukan di Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional Bandung
2. Bagaimana Prestasi Kerja Karyawan di Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional Bandung
3. Seberapa besar Peranan Komunikasi Internal dalam meningkatkan prestasi kerja karyawan di Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional Bandung
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Kegiatan suatu perusahaan agar dapat berjalan dengan lancar adalah dengan adanya perpaduan yang optimal antara sumber tenaga kerja manusia dengan sumber daya lainnya. Dalam hal ini penulis mengutarakan sumber tenaga kerja manusia sebagai pokok bahasan. Maksud penelitian ini adalah untuk mengumpulkan data yang berkaitan dengan komunikasi internal dan prestasi kerja karyawan. Disamping itu penelitian ini dilakukan untuk menganalisis peranan komunikasi internal dan prestasi kerja karyawan. Sedangkan tujuan penelitian ini yaitu:
1. Untuk mengetahui Komunikasi Internal yang dilakukan di Badan Koordinasi Keluarga Berencana Bandung
2. Untuk mengetahui Prestasi Kerja Karyawan di Badan Koordinasi Keluarga Berencana Bandung
3. Untuk mengetahui peranan komunikasi internal dalam meningkatkan prestasi kerja karyawan yang dilakukan di Badan Koordinasi Keluarga Berencana Bandung
1.4 Kegunaan Penelitian
Sesuai dengan masalah-masalah yang telah diuraikan diatas, maka dari penelitian ini diharapkan mempunyai kegunaan sebagai berikut:
1.4.1 Kegunaan Operasional
Bagi Perusahaan
Memberikan masukan bagi perusahaan untuk memperoleh gambaran mengenai faktor-faktor yang menghambat baik secara langsung maupun tidak langsung dalam usaha meningkatan prestasi kerja karyawan demi kemajuan perusahaan.
1.4.2 Kegunaan Pengembangan Ilmu
a. Pengembangan Ilmu
Menambah khasanah wawasan ilmu manajemen sumber daya manusia, khususnya pada masalah komunikasi internal dan prestasi kerja karyawan.
b. Bagi Penulis
Merupakan pengalaman yang berharga bagi penulis sebagai tambahan ilmu pengetahuan, khususnya dalam bidang manajemen sumber daya manusia dan penerapan teori-teori yang telah dipelajari dibangku kuliah dan keadaan yang ada dalam perusahaan pada umumnya.
c. Bagi Pembaca
Sebagai sumber informasi atau bahan bacaan atau sumbangan pemikiran khususnya dalam mata kuliah Sumber Daya Manusia dan juga dapat dijadikan sebagai rujukan dalam melihat keadaan dan kondisi perusahaan secara benar dan objektif.
1.5 Kerangka Pemikiran Dan Hipotesis
1.5.1 Kerangka Pemikiran
Karyawan adalah aset utama bagi perusahaan, yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktivitas organisasi. Berbeda dengan uang, mesin dan material yang sifatnya pasif dan dapat diatur, karyawan memiliki pikiran, perasaan, keinginan, status, latar belakang, pendidikan, usia, jenis kelamin yang heterogen, yang dibawa kedalam perusahaan.
Karyawan yang memiliki kemampuan kerja tinggi, baik dalam pengetahuan dan keterampilan serta penguasaan pekerjaannya dengan baik belum menjamin produktivitas yang baik, apabila tidak didukung dengan kerjasama, kondisi dan minat terhadap pekerjaan serta disiplin yang tinggi. Mereka baru bermanfaat dan mendukung tujuan perusahaan jika mereka berkeinginan tinggi untuk berprestasi dalam kerjanya.
Ada berbagai cara yang dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan dan mengembangkan prestasi kerja karyawan. Salah satu yang digunakan adalah komunikasi antar individu-individu yang ada dalam perusahaan, misalnya antara pimpinan dengan karyawan secara timbal balik ataupun antar sesama karyawan.
Definisi komunikasi menurut Stoner (1992:532):
“ Communication is defined as the process by which people attempt to share meaning via the transmission of symbolic messages “.
Pengertiannya adalah komunikasi mencakup upaya memahami bagaimana orang berhubungan satu sama lain, yang melibatkan pengertian yang sama tentang huruf, angka dan kata-kata yang dapat mewakili gagasan yang hendak dikomunikasikan.
Komunikasi dikatakan berhasil apabila yang dikomunikasikan dapat dimengerti atau dengan kata lain komunikasi dikatakan efektif jika penerima menafsirkan serta melakukan sama dengan yang diinginkan oleh pengirim. Tetapi tidaklah mudah untuk menciptakan komunikasi yang efektif, karena ada hambatan-hambatan dalam berkomunikasi. Hambatan penurunan isi dan mutu komunikasi terjadi pada saat diartikan atau diinterprestasikan oleh penerima.
Menurut Stoner (1994:145), hambatan-hambatan tersebut adalah:
1. Perbedaan Persepsi
Adalah salah satu hambatan komunikasi yang paling lazim. Hambatan ini disebabkan oleh kurang mampunya penangkapan, daya nalar dari penerima pesan sehingga salah menafsirkan.
2. Perbedaan Bahasa
Berkaitan erat dengan perbedaan persepsi individu. Agar sebuah pesan dapat diterima secara tepat, kata-kata yang digunakan harus berarti sama bagi pengirim dan penerima pesan.
3. Kegaduhan
Merupakan factor yang mengganggu dan mengacaukan komunikasi.
4. Emosionalitas
Reaksi seperti marah, benci, takut dan sebagainya yang sering mempengaruhi bagaimana kita memahami pesan orang lain.
5. Komunikasi Verbal dan Non Verbal yang tidak konsisten.
Hal ini dapat dilakukan dengan gerak tubuh, jarak dari lawan bicara, gerakan mata, kontak badan dan lain-lain.
6. Ketidakpercayaan
Yaitu kredibilitas sebuah pesan ditentukan oleh kredibilitas pengirim dalam benak penerima. Kredibilitas ditentukan oleh berbagai factor.
Menurut pakar Ilmu Komunikasi Onong Uchjana Effendy, komunikasi dalam organisasi dapat dikelompokan ke dalam dua bentuk yaitu komunikasi internal (Internal Communication) dan komunikasi eksternal (External Communication).
Komunikasi Internal adalah komunikasi antar pimpinan dengan individu-individu yang ada dalam suatu perusahaan yaitu para karyawan. Selain itu, komunikasi internal adalah komunikasi yang dilakukan oleh individu-individu dalam hal ini manajer dengan karyawan atau sebaliknya, atau antar manajer dengan manajer, karyawan dengan karyawan, yang ruang lingkupnya terbatas pada suatu organisasi atau perusahaan. Jadi komunikasi yang dilakukan antara karyawan suatu perusahaan dengan orang luar, tidak termasuk komunikasi internal.
Definisi Komunikasi Internal menurut Onong Uchjana Effendy (1999:122) adalah:
“ Interchange of ideas among the administrators and its particular structure (Organization) and interchange of ideas horizontally and vertically within the firm which gets work done (Operation and management) “.
Pengertiannya adalah pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan, lengkap dengan strukturnya yang khas (Organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertical didalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (Operasi dan manajemen). Bentuk komunikasinya adalah:
a. Komunikasi Vertikal (Vertical Communication)
Komunikasi Vertikal adalah dari atas ke bawah (Downward Communication), dan dari bawah ke atas (Upward Communication), yaitu komunikasi secara timbal balik dari pimpinan ke karyawan dan dari karyawan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vertical, pimpinan memberikan instruktur, petunjuk, informasi, dan lain-lainnya kepada karyawan. Sebaliknya karyawan memberikan laporan, saran, pengaduan dan sebagainya kepada pimpinan. Komunikasi semacam in biasanya akan efektif dan umpan baliknya selalu muncul. Umpan balik (Feed back) adalah suatu cara untuk menguji seberapa jauh informasi yang dikomunikasikan itu dapat dimengerti.
Sarana umpan balik yang efektif mulai dari keterbukaan pimpinan untuk mau menerima atau menanggapi saran, kritik, masukan dan sejenisnya dari karyawan sebagai pihak yang menerima informasi, perintah, instruksi atau keputusan. Selain adanya keterbukaan pimpinan harus ditunjang pula dengan adanya kesediaan pimpinan untuk membantu mengatasi masalah atau kesulitan karyawan dalam hal pekerjaan, sehingga diharapkan hubungan kerja antara pimpinan dengan karyawan akan harmonis dan komunikatif.
Pada umumnya dalam komunikasi vertical ini, para karyawan baik atasan maupun bawahan dapat mengemukakan pendapatnya dalam proses pengambilan keputusan-keputusan, sehingga dengan demikian mereka merasa ikut bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan. Hal lain yang dapat menunjang terciptanya umpan balik yaitu suasana lingkungan pada saat komunikasi berlangsung. Apabila tercipta suasana yang harmonis dan akrab antara pimpinan dengan karyawan, maka secara otomatis umpan balik akan efektif.
b. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication)
Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar, antara anggota staf dengan anggota staf, karyawan dengan sesama karyawan dan sebagainya. Tujuan komunikasi horizontal yaitu untuk melakukan koordinasi. Manfaat lainya adalah memungkinkan karyawan untuk menjalin komunikasi dengan rekan-rekannya. Hubungan ini merupakan bagian penting dari kepuasan karyawan. Berbeda dengan komunikasi vertical yang sifatnya lebih formal, komunikasi horizontal sering kali berlangsung tidak formal.
Antara komunikasi vertical dengna komunikasi horozontal terkadang terjadi apa yang disebut komunikasi silang (Cross/Diagonal Communication) yaitu komunikasi antara pimpinan suatu bagian dengan pegawai bagian lain. Maksud dari komunikasi ini adalah untuk berdiskusi atau bersosialisasi dengan rekan kerja secara informal, dan biasanya terjadi pada waktu luang atau diluar jam kerja.
Pelaksanaan komunikasi internal yang baik dapat melalui langkah-langkah yang bisa dijadikan indikator yaitu Downward Communication, Upward Communication dan Horizontal Communication. Ukuran seperti penyampaian instruksi atau perintah dari atasan, umpan balik dari bawahan, hambatan dalam berkomunikasi, keterbukaan atasan dalam mencapai usulan atau masukan, kesediaan atasan dalam membantu mengatasi kesulitan karyawan, hubungan kerja dengan atasan, kesempatan untuk bersosialisasi secara informal dan suasana lingkungan .
Dengan pelaksanaan komunikasi internal yang baik maka diharapkan dapat meningkatkan prestasi kerja karyawan. Prestasi kerja adalah sesuatu yang dikerjakan atau produk/jasa yang dihasilkan seseorang atau sekelompok orang. Dalam kaitan dengan skripsi ini, prestasi kerja adalah hasil yang dicapai karyawan dalam bekerja, baik dari segi kuantitas maupun kualitas.
Menurut John R. Schemerhorn, Jr (1993:338) didefinisikan:
“ Job performance is the quantity and quality of task accomplishments by an individual or group at work “.
Pengertiannya bahwa prestasi kerja adalah kuantitas dan kualitas pekerjaan yang dapat diselesaikan oleh individu atau kelompok dalam bekerja. Factor prestasi kerja menunjukan ukuran yang dapat diprediksikan dalam suatu pekerjaan dan bertindak sebagai saran untuk menilai efektivitas individu, kelompok dan organisasi. Prestasi kerja individu perusahaan memiliki andil yang besar terhadap pencapaian tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan. Tanpa prestasi kerja yang baik disetiap tingkat organisasi, maka pencapaian tujuan dan keberhasilan organisasi menjadi suatu yang sangat sulit.
Prestasi kerja karyawan dapat dilihat dengan cara melakukan penelitian terhadap indicator prestasi kerja yaitu hasil kerja, karakteristik pribadi, dan kemampuan atau keterampilan. Ukuran yang digunakan kuantitas dan kualitas untuk hasil kerja, kesetiaan, kesadaran dan kejujuran untuk karakteristik pribadi, tanggung jawab dan inisiatif untuk kemampuan atau keterampilan.
Dengan pelaksanaan komunikasi internal yang baik dan mampu menghilangkan atau mengurangi hambatan-hambatan yang bisa timbul, diharapkan akan meningkatkan prestasi kerja karyawan dilihat dari penilaian terhadap indicator prestasi kerjanya.
Ditinjau dari sudut pandang manajemen, menurut Keith Davis dan John W. Newstrom (1992:151), semua tindakan pimpinan harus melewati leher botol komunikasi. Semua gagasan besar manajemen hanya merupakan pikiran dibelakang meja sampai manajer dapat menerapkannya melalui komunikasi. Tanpa dikomunikasikan rencana sebagus apapun tidak akan berharga.
Lebih lanjut lagi Keith Davis dan John W. Newstrom (1992:151) menyatakan bahwa : “Apabila komunikasi efektif, ia dapat mendorong timbulnya prestasi lebih baik dan kepuasan kerja”. Orang-orang memahami pekerjaan mereka secara lebih baik dan merasa puas dalam pekerjaan itu.
Dengan demikian komunikasi umumnya dan komunikasi internal yang efektif khususnya, akan mendorong timbulnya prestasi kerja karyawan dapat lebih memahami pekerjaan mereka sehingga hasil kerja mereka pun akan lebih baik. Selain itu mereka dapat menyumbangkan ide dan pikirannya, sehingga mereka merasa lebih terlibat dan diakui keberadaannya dalam perusahaan.
Hal ini akan mendorong mereka semakin loyal dan berusaha memberikan kontribusinya seoptimal mungkin melalui prestasi kerja terbaik yang mampu diberikannya.
Berdasarkan uraian pada kerangka pemikiran diatas dibuat suatu gambar kerangka pemikiran yang disajikan
1.5.2 Hipotesis
Untuk mengetahui hubungan antara variabel apakah terdapat hubungan yang kuat atau berpengaruh antara variabel X dan Y, maka dilakukan uji hipotesis. Berdasarkan pemikiran di atas maka penulis memberikan hipotesis bahwa “Komunikasi Internal Dapat Meningkatkan Prestasi Kerja Karyawan”. Dengan demikian, secara sistematis hipotesis tersebut dapat dirumuskan sebagai berikut:
a. Hipotesis Nol (HO)
HO : ρ = O Komunikasi Internal tidak berperan dalam meningkatkan prestasi kerja karyawan.
b. Hipotesis Satu (H1)
HA : ρ ≠ O Komunikasi Internal berperan dalam meningkatkan prestasi kerja karyawan.
1.6 Lokasi Dan Waktu Penelitian
Untuk mendapatkan bahan yang diperlukan dalam penelitian ini, penulis mengadakan penelitian di Badan Koordinasi Keluarga Berencana Bandung yang berada di Jl. Surapati No. 122 Bandung.
Adapun waktu penelitian pada Badan Koordinasi Keluarga Berencana Bandung tersebut dilaksanakan bulan Mei 2004 sampai bulan Agustus 2004.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian dan Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia
2.1.1 Pengertian Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen merupakan alat untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Manajemen yang baik akan memudahkan terwujudnya perusahaan, karyawan dan masyarakat. Secara umum manajemen mempunyai dua pengertian utama yaitu :
Manajemen sebagai seni dan ilmu. Manajemen sebagai seni yaitu bahwa seseorang yang belajar manajemen tidak pasti akan menjadi seorang manajer yang baik. Dengan kata lain menjadi seorang manajer yang baik haruslah mempunyai bakat sebagai seorang pemimpin disamping belajar ilmu pengetahuan manajemen karena itulah manajemen dikatakan sebagai seni. Manajemen dikatakan sebagai ilmu pengetahuan karena manajemen memenuhi syarat sebagai ilmu pengetahuan antara lain manajemen menggunakan kebenarana, misalnya menggunakan metode deduksi dan metode induksi.
Henry Fayol berpendapat bahwa unsur-unsur manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengontrolan. Sedangkan Cyril O’Donnell berpendapat bahwa unsur-unsur manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengontrolan.
Perencanaan untuk menempatkan terlebih dahulu apa yang akan dilaksanakan dalam batas waktu tertentu untuk mencapai tujuan. Pengkoordinasian yaitu mengadakan hubungan yang tepat antara seluruh tenaga kerja dengan maksud agar mereka bekerja secara efisien dalam mencapai tujuan yang sesuai ditentukan sebelumnya. Penyusunan berarti menyusun tenaga kerja sedemikian rupa sehingga tersedia tenaga kerja dalam kualitas dan kuantitas yang direncanakan. Pengontrolan yaitu mengawasi dan memperbaiki tindakan yang salah dari bawahan agar apa yang sedang dikerjakan sesuai dengan yang direncanakan.
Manajemen sering diartikan sebagai ilmu dan seni untuk mencapai tujuan melalui kegiatan organisasi lain. Dengan demikian manjemen hanya dapat dilaksanakan bila dalam pencapaian suatu tujuan banyak organisasi yang melibatkan diri.
Manajemen sumber daya manusia adalah suatu bidang yang khusus mempelajari hubungan dan peranan manusia dalam organisasi perusahaan. Unsur sumber daya manusia adalah bahwa manusia atau tenaga kerja pada suatu perusahaan, manusia berperan aktif dalam setiap kegiatan organisasi, karena manusia menjadi perencana, pelaku kegiatan organisasi.
Pada prinsipnya manajemen personalia adalah manajemen yang menekankan perhatiannya pada masalah kepegawaian atau personalia dalam suatu perusahaan. Manajemen personalia mempelajari bagaimana memberikan fasilitas untuk perkembangan pekerjaan dan partisipasi dalam suatu aktivitas.
Untuk lebih jelasnya berikut ini penulis mengutip dan mengemukakan beberapa pengertian dan definisi manajemen sumber daya manusia yang dikemukanan oleh para ahli, diantaranya :
1. Alex S. Nitisemito (1996:11) menyatakan bahwa : “Manajemen personalia adalah suatu ilmu seni untuk melaksanakan antara lain planning, organizing, controlling, sehingga efektivitas dan efisiensi personalia dapat ditingkatkan semaksimal mungkin dalam pencapaian tujuan”.
2. Mosses N. Kinggudu yang dikutip oleh Faustino Cardoso Gomes (1995:4) mengatakan bahwa : “Manajemen sumber daya manusia adalah pengembangan dan penempatan personil atau pegawai bagi pencapaian yang efektif mengenai sasaran-sasaran, tujuan-tujuan individual, organisasi masyarakat nasional dan internasional”.
3. Edwin B. Flippo yang dikutip oleh T. Hani Handoko (1994:3) menyatakan bahwa : “Manajemen sumber daya manusia adalah perencanaan pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan kegiatan-kegiatan, pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan dan pelepasan sumber daya manusia agar tercapai berbagai tujuan individu, organisasi dan masyarakat”.
Dari penjelasan beberapa definisi Manajemen Sumber Daya Manusia diatas disimpulkan bahwa:
1. Manajemen Sumber Daya Manusia adalah seni atau ilmu untuk melaksanakan fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia.
2. Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia terdiri dari fungsi operasional dan fungdi manajerial.
3. Pelaksanaan fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia atau manajemen personalia bertujuan untuk mencapai tujuan perusahaan, individu dan masyarakat.
4. Pelaksanaa fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia bertujuan untuk mencapai hasil secara maksimal, sesuai dengan tujuan organisasi, dengan cara melaksanakan fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia tersebut secara efektif dan efisien.
2.1.2 Fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia
Secara garis besar Manajemen Sumber Daya Manusia mempunyai dua fungsi, yaitu fungsi manajerial dan fungsi operasional Edwin B. Flippo mengemukakan fungsi-fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia sebagai berikut:
Fungsi Manajerial
1. Planning (Perencanaan)
Perencanaan adalah menentukan program kerja yang akan membantu tercapainya tujuan perusahaan dan tujuan dari setiap pegawai yang ada dalam organisasi.
2. Organizing (Pengorganisasian)
Pengorganisasian adalah kegiatan atau mengorganisasikan semua karyawannya dengan menentukan pembagin kerja, hubungan kerja, delegasi wewenang, integrasi dan koordinasi dalam bagian organisasi.
3. Directing (Pengarahan)
Pengarahan adalah suatu kegiatan yang mengarahkan semua karyawan, agar mau bekerja sama dan bekerja efektif serta efisien dalam membantu tercapainya tujunan perusahaan.
4. Controlling (Pengendalian)
Pengendalalian adalah suatu kegiatan untuk mengendalikan semua karyawan agar mematuhi peraturan-peraturan perusahaan dan bekerja sesuai dengan rencana.
Bila terjadi penyimpangan atau kesalahan, diadakan tindakan perbaikan atau penyempurnaan rencana. Pengendalaian karyawan ini meliputi kehadiran, disiplin, perilaku, kerja sama, pelaksanaan pekerjaan, dan menjaga situasi lingkungan pekerjaan.
Fungsi Operasional
1. Procurement (Pengadaan tenaga kerja)
Pengadaan Sumber daya manusia adalah merupakan masalah yang sangat penting, sulit dan kompleks karena untuk mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang serasi serta efektif tidaklah mudah. Pengadaan tenaga kerja adalah usaha memperoleh karyawan dan jumlah tenaga kerja yang tepat dari personalia yang diperlukan untuk menyesuaikan sasaran organisasi.
2. Development (Pengembangan)
Pengembangan adalah peningkatan keterampilan melalui pelatihan untuk meningkatkan prestasi.
3. Compensation (Kompensasi)
Kompensasi adalah pembagian balas jasa yang memadai dan layak bagi tenaga kerja untuk sumbangan mereka kepada tujuan organisasi.
4. Integration (Integrasi)
Integrasi merupakan usaha penyesuaian antara keinginan individu dan kelompok serta koordinasi dengan keinginan orang maupun masyarakat dimana manajer mempengaruhi sikap dan harus memahami perasaan dari para karyawannya sehingga dapat bermanfaat bagi kepentingan perusahaan.
5. Maintenance (Pemeliharan)
Merupakan usaha untuk mempertahankan dan menjaga karyawan yang telah serta memperbaiki kondisi kerja untuk meningkatkan prestasi yang lebih baik yang menekankan kepada program pelayanan karyawan, keselamatan, dan kesehatan serta kesejahteraan karyawan.
6. Sepantion (Pemutusan Hubungan Kerja)
Pemutusan hubungan kerja adalah organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan proses pemutusan hubungann kerja sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan, dan menjamin bahwa warga masyarakat itu berada dalam keadaan sebaik mungkin.
2.2 Pengertian Komunikasi
Komunikasi adalah pengalihan informasi dari satu orang ke orang lain. Komunikasi merupakan cara untuk menyampaikan sesuatu kepada orang lain baik berupa ide, fakta, pikiran, serta nilai-nilai. Komunikasi yang baik adalah jalinan pengertian antara pihak yang satu dengan yang lainnya, sehingga apa yang di komunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan dan akhirnya dilaksanakan.
Dengan mengadakan komunikasi, setiap manusia dapat menyampaikan dan mengungkapkan apa yang mereka rasakan, inginkan, dan yang diharapkan. Begitu pula halnya dengan perusahaan, sudah pasti membutuhkan manusia yang mana kelompok orang tersebut harus berhubungan satu dengan yang lain melalui komunikasi agar dapat diperoleh koordinasi, sehingga perusahaan dapat melakukan usaha demi mencapai tujuan serta perkembangan sesuai dengan perubahan dalam masyarakat yang mengharuskan adanya perubahan di dalam organisasi, atau perusahaan itu sendiri. Untuk lebih jelasnya penulis akan memberikan pengertian komunikasi yang dikemukakan oleh beberapa orang ahli, yang diantaranya adalah:
1. Harold Koontz dan Heinz Weihrichr yang dikutip oleh Winardi (1993:141), mendefinisikan komunikasi seebagai berikut: “ komunikasi adalah transfer informasi dari pihak pengirim pesan ke pihak penerima, dimana informasi tersebut dipahami oleh sang penerima”.
2. Gibson (1990:436) mendefinisikan komunikasi sebagai berikut: “ komunikasi adalah proses penyampaian informasi dan pengertian dengan menggunakan tanda-tanda yang bersifat lisan maupun tulisan”.
3. Onong Uchjana (1995:1777) mengemukakan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang-lambang yang bermakna sama bagi kedua belah pihak.
Dari definisi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa komunikasi merupakan penyampaian pengertian antara si pembawa berita dengan si penerima berita yang keduanya saling memahami dan mengerti, penyampaian itu baik bersifat lisan maupun tulisan. Jika kedua belah pihak telah saling pengertian dan saling memahami maka komunikasi yang dilakukan oleh suatu organisasi akan berjalan dengan baik dan benar.
Apabila anggota perusahaan tidak dapat melakukan komunikasi dengan baik maka rencana-rencana, instruksi-instruksi dan sasaran-sasaran menjadi simpang siur. Koordinasi atas pekerjaan tidak dapat dilakukan dan pada akhirnya perusahaan akan mengalami kesulitan. Demikian halnya dengan kerjasama tanpa adanya komunikasi, suatu pekerjaan tidak akan terwujud. Dari pihak manajemen, keseluruh tindakan manajemen yang meliputi perencanaan sampai pengawasan harus dikomunikasikan dengan baik.
2.2.1 Unsur-unsur Komunikasi
Dalam suatu proses komunikasi, terdapat beberapa unsur pokok yang merupakan penunjang adanya komunikasi. Menurut Stoner (1994:140) unsur-unsur tersebut adalah:
1. Pengirim (Sender), pengirim atau sumber pesan memprakarsai komunikasi. Dalam sebuah organisasi, pengirim adalah seorang yang mencapai informasi, kebutuhan atau keinginan dan sebuah maksud untuk disampaikan satu atau lebih orang.
2. Penyandian (Encoding), dengan mengetahui komunikator, maka kita dapat mengajukan keproses pembuatan sandi. Komunikator harus melakukan proses pembuatn sandi yang menterjemahkan gagasan, komunikator kedalam serangkaian tanda yang sistematis, yakni kedalam suatu bahasa yang menyatakan maksud komunikator. Bentuk utama dari sandi adalah bahasa.
3. Pesan (Message), hasil dari proses pembuatan sandi adalah pesan. Maksud komunikator dinyatakan dalam bentuk pesan. Pesan tersebut bersifat lisan atau bukan lisan. Jadi pesan adalah apa yang diharapkan oleh komunikator untuk disamapaikan kepada penerima tesebut, dan bentuk yang tepat sebagian besar tergantung dari jalur (medium) yang digunakan untuk menyampaikan pesan.
4. Saluran (Channel), adalah media pengirim dari satu orang ke orang lain, saluran sering tidak dapat dipisahkan dari pesan. Agar komunikasi efektif dan efisien, saluran harus sesuai dengan pesan. Walaupun mempunyai banyak sekali saluran yang tersedia, manajer mungkin tidak selalu menggunakan salah satu saluran yang paling efektif. Pilihannya mungkin dituntun oleh kebiasan atau prepensi pribadi. Maka dalam memilih saluran yang tepat, manajer harus memutuskan apakah kejelasan atau umpan balik yang lebih dipentingkan.
5. Penerima (Receiver), adalah orang yang inderanya menangkap pesan pengirim. Pesan harus disesuaikan dengan latar belakang penerima. Jika pesan tidak sampai pada penerima, komunikasi tidak terjadi.
6. Pengartian sandi (Decoding), pengartian sandi atau penguraian isi sandi adalah proses penerima menafsirkan pesan dan menterjemahkannya kedalam informasi yang bermakna. Pada umumnya, semakin pengartian sandi penerima sesuai dengan pesan yang dimaksudkan pengirim, semakin efektif komunikasi tersebut.
7. Gaduh (Noise), Gaduh atau berisik adalah salah satu factor yang mengacaukan, membuat rancu atau mengganggu komunikasi. Gangguan terebut dapat bersifat intern seperti apabila seseorang penerima tidak memberikan perhatian atau ekstern seperti apabila pesan tersebut diganggu oleh bunyi yang lain dalam lingkungan. Gaduh dapat terjadi pada setiap tahap proses komunikasi, karena gaduh dapat mengacukan pemahaman. Seorang manajer harus berupaya mengatasinya sampai pada suatu tingkat yang memungkinkan komunikasi yang efektif.
8. Umpan balik (Feed back) adalah suatu pembalikan proses komunikasi dimana reaksi terhadap komunikasi pengirim dinyatakan. Umpan balik dapat ditampilkan dalam berbagai bentuk, yang berkisar dari umpan balik langsung seperti pernyataan lisan yang sederhana bahwa pesan telah diterima, sampai dengan umpan balik tidak langsung yang dinyatakan melalui tindakan dalam kebanyakan komunikasi makin besar umpan balik makin efektif komunikasi yang terjadi.
Unsur-unsur tersebut menggambarkan urutan kegiatan yang harus dilakukan dan diperhatikan dalam setiap kegiatan komunikasi, kecuali unsur keatas yaitu kegaduhan. Unsur diatas harus ada dalam setiap proses komunikasi agar terwujud suatu komunikasi yang efektif.
Gambar 2.1. menggambarkan sebuah model komunikasi seperti yang dikemukakan oleh Stoner (1994:141):
Mengirim Pesan Pesan Menerima
Gaduh
Umpan Balik
Menerima Mengirim
Gambar 2.1
Model Komunikasi
2.2.2 Proses Komunikasi
Proses umum dari komunikasi disajikan kedalam gambar 2.2 seperti yang dikemukakan oleh Gibson (1994:436)
Siapa Menyatakan apa Bagaimana caranya Kepada siapa
Komunikator Pesan Medium Penerima
Umpan balik
Atas hasilnya
Sumber: Gibson (1990 : 436)
Gambar 2.2
Proses Komunikasi
Secara singkat uraian proses komunikasi diatas sebagai berikut :
1. Setiap komunikasi haruslah mempunyai suatu tujuan dan pengirim (sender) atau komunikator yang menjadi sumber
2. Kemudian komunikasi tersebut mengatakan atau menyampaikan sesuatu, dalam hal ini pesan yang merupakan seperangkat lambang atau tanda-tanda bermakna dan mempunyai arti
3. Lambang dan tanda-tanda tersebut disalurkan melalui suatu saluran perantara (medium), yaitu saluran komunikasi tempat berlalunya pesan komunikator kepada komunikan
4. Penerima (komunikan), yaitu orang yang menerima pesan dari komunikator
5. Jika pengirim dan penerima mempunyai tingkat pengalaman dan latar belakang yang hampir sama, maka kesempatan untuk mengerti akan lebih banyak dan terjadi umpan balik yaitu hasil atau dilihat dari komunikasi bagi sipengirim untuk melihat apakah pesannya dimengerti sehingga dapat merubah tingkah laku.
2.2.3 Metode Komunikasi
Dalam melaksanakan metode komunikasi ada bermacam metode, sehingga dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Komunikasi dipandang dari ada atau tidaknya umpan balik
2. Komunikasi dipandang dari sudut formalitasnya
3. Komunikasi dipandang dari panjangnya saluran yang digunakan
4. Komunikasi dipandang dari cara penyampaiannnya
Uraian yang lebih lanjut dari pengklasifikasian adalah sebagai berikut :
1. Komunikasi dipandang dari ada atau tidaknya umpan balik, dapat dibagi menjadi dua yaitu :
a. Komunikasi satu arah (One way communication)
Dalam komunikasi ini pengirim mengkomunikasikan tanpa mengharapkan umpan balik, biasanya ini terjadi dalam hal pemberian instruksi dan dalam hal pemberitahuan.
Kebaikannya :
1. Memakan waktu relatif sedikit daripada komunikasi dua arah
2. Biasanya digunakan dalam hal pemberian instruksi atau pemberitahuan
3. Komunikasi ini dilaksanakan apabila penampilan yang diutamakan
Keburukannya :
1. Keterampilan hasil atau sasaran kurang efektif atau tidak terjamin
2. Banyaknya karyawan terutama bawahan yang frustasi
3. Sering dilaksanakan untuk mempertahankan kekuasaan dalam arti negatif
4. Sebelum dikomunikasikan, pesan harus disusun sedemikian rupa agar tidak terjadi salah pengertian atau salah taksiran menerima.
b. Komunikasi dua arah (Two way communication)
Dalam komunikasi ini pengirim mengirim pesannya dan mengharapkan penerima memberikan umpan balik.
Kebaikannya :
1. Ketepatan dalam mencapai sasaran lebih terjamin
2. Penerima akan lebih yakin akan dirinya sendiri dan keputusannya
3. Komunikasi dua arah kurang menuntut perencanaan dan sistematika yang tepat sebab bila ada kekurangan pengirim dapat mengoreksi dan merubah cara penyampaiannya jika berubah kesalahan atau jika kurang mendapat respon.
4. Penerima dapat melihat tingkat kecerdasan dan keterampilan pengirim.
Keburukannya :
1. Komunikasi memakan waktu relatif lebih lama karena banyak instruksi-instruksi atau selain yang diakibatkan oleh banyaknya perbedaan pendapat
2. Pengirim dapat lebih mudah diserang karena penerima dapat melihat kesalahan pengirim
Oleh karena itu pemakaian komunikasi satu arah ataupun dua arah bisa dikatakan tergantung pada situasi dan kondisi serta sasaran yang akan dicapai, akan tetapi penggunaan komunikasi dua arah dalam perusahaan atau organisasi cenderung menghasilkan komunikasi lebih efektif, sebab semua anggota ikut berpartisipasi.
Dalam perusahaan atau organisasi yang lebih banyak menggunakan komunikasi satu arah cenderung mencerminkan gaya kepemimpinan yang otokratif. Sedangkan dalam perusahaan yang lebih banyak menggunakan komunikasi dua arah cenderung mencerminkan gaya kepemimpinan yang demokratis.
2. Komunikasi dipandang dari sudut formalitasnya
Dipandang dari sudut formalitasnya komunikasi tersebut dapat dibedakan menjadi dua yaitu :
a. Komunikasi Formil
Bentuk komunikasi formil terjadi karena sebab akibat dari adanya garis wewenang dan tanggung jawab yang telah ditetapkan oleh manajemen di dalam struktur organisasi dan uraian jabatan.
b. Komunikasi Informil
Komunikasi informal terbentuk karena adanya hubungan pribadi biasanya terjadi secara spontan sehingga tidak dapat dibubarkan secara formal. Bentuk komunikasi informal ini tidak dapat berdasarkan struktur organisasi sehingga tidak mengikuti garis wewenang dan tanggung jawab. Pada umumnya komunikasi ini muncul dalam suatu organisasi atau perusahaan karena informasi yang mengalir dalam perusahaan secara formal tidak memadai dan tidak memungkinkan keuntungan, dengan adanya komunikasi informil adalah sikap karyawan lebih terbuka karena timbulnya perasaan lebih akrab, lebih erat rasa kekeluargaannya, sikap lebih santai sehingga terlihat lebih luwes. Tetapi disamping keuntungan tersebut juga menimbulkan kelemahan yaitu menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan seperti adanya desas desus yang tidak benar dikarenakan sumber informasi yang tidak jelas.
3. Komunikasi dipandang dari sudut panjangnya saluran
Komuniksi dipandang dari sudut panjangnya saluran harus dilalui, dibagi menjadi dua yaitu :
1. Komunikasi Langsung
Dikatakan sebagai komunikasi langsung apabila pengirim dan penerima pesan berhubungan secara langsung.
2. Komunikasi tidak langsung
Dikatakan sebagai komunikasi tidak langsung apabila antara pengirim dan penerima pesan tidak berhubungan secara langsung tetapi melaui perantara pihak ketiga. Dibandingkan dengan komunikasi langsung, komunikasi tidak langsung lebih banyak mendapat hambatan seperti misalnya penyaringan informasi, pengurangan atau penambahan kata atau kalimat yang tidak dapat merubah arti semula, sehingga timbul kesalah pahaman. Semakin panjang rantai perantara semakin lebih besar terjadinya penyimpangan informasi.
4. Komunikasi dipandang dari sudut cara penyampaiannya
Komunikasi dapat dibagi menjadi komunikasi verbal dan komunikasi non verbal. Yang dimaksud komunikasi verbal adalah komunikasi dalam bentuk tulisan, sedangkan komunikasi non verbal adalah komunikasi yang diekspresikan dengan bahasa isyarat dan dalam bentuk simbol-simbol. Di dalam setiap organisasi atau perusahaan penyampaian melalui komunikasi verbal mutlak digunakan. Walaupun secara teoritis dibedakan antar komunikasi verbal dan komunikasi non verbal, tetapi dalam prakteknya keduanya sering digunakan bersama-sama. Maksudnya ialah komunikasi non verbal sering digunakan yang menyangkut penyampaian maksud. Misalnya kita menyatakan “Ya”, tanpa sadar kita sudah menganggukan kepala, demikian pula jika kita menyatakan “Tidak”, tanpa sadar kita menggelengkan kepala.
5. Komunikasi dipandang dari struktur organisasi
Dipandang dari struktur organisasi komunikasi dapat dibedakan menjadi:
a. Komunikasi ke bawah
b. Komunikasi ke atas
c. Komunikasi ke samping
2.2.4 Hambatan-hambatan Komunikasi
Komunikasi dikatakan berhasil apabila apa yang dikomunikasikan dimengerti atau dengan kata lain komunikasi dikatakan efektif apabila penerima menafsirkan serta melakukan sesuatu sesuai dengan yang diinginkan oleh pengirim.
Namun tidaklah mudah untuk menciptakan suatu komunikasi yang efektif tersebut, karena adanya hambatan-hambatan dalam berkomunikasi. Hambatan penurunan isi dan mutu komunikasi terjadi pada saat diartikan atau diinterprestasi oleh penerima.
Hambatan komunikasi menurut Stephen P. Robbins, meliputi:
a. Filtering
Penerima pesan tidak dapat menerima pesan secara utuh, karena pesan telah mengalami penyaringan.
b. Selective Perception
Setiap orang memiliki penafsiran yang berbeda-beda, sehingga penafsiran terhadap suatu pesan yang sama dapat berbeda-beda.
c. Emotion
Factor emosi dapat menyebabkan penerimaan dan penafsiran pesan tidak sesuai dengan yang diharapkan oleh pengirim pesan. Bila penerima pesan sedang dalam keadaan marah atau sedih, maka maksud yang baik pun dapat diartikan.
d. Language
Bahasa merupakan unsur penting dalam komunikasi. Bila penerima pesan tidak memahami bahasa yang digunakan oleh pengirim pesan maka tidak akan terjadi komunikasi yang baik. Selain itu, bahasa memiliki keterbatasan tertentu, yang tidak dapat digambarkan semua maksud pengirim pesan.
Hal ini dapat mengakibatkan terjadinya penggunaan bahasa yang tidak sesuai dengan maksud pengirim pesan, sehingga mengakibatkan penerima pesan tidak dapat menangkap maksud pengirim pesan.
Namun secara umum, hambatan komunikasi dapat dikelompokan menjadi:
1. Hambatan Individual
Umumnya disebabkan oleh adanya perbedaan-perbedaan dalam hal ini:
a. Perbedaan pengamatan atau dasar pandangan
b. Perbedaan emosi
c. Kurangnya kemampuan mendengar
d. Kurangnya kemampuan membaca
e. Perbedaan status
f. Hambatan psikologis
2. Hambatan Mekanis
Merupakan hambatan yang muncul sebagai akibat dari:
a. Struktur organisasi
b. Kurang jelasnya materi komunikasi
3. Hambatan Fisik
Merupakan hambatan komunikasi yang berasal dari lingkungan, misalnya jarak bicara yang berjauhan, angin, suara bising, dan sebagainya.
4. Hambatan Semantik
Hambatan ini berasal dari keterbatasan simbol-simbol (bahasa). Terkadang bahasa dapat menggambarkan maksud (ide) tertentu sehingga penerima sulit menterjemahkannya dalam proses decoding.
2.3 Pengertian Komunikasi Internal
Agar komunikasi dapat mencapai sasarannya, maka perusahaan dapat menggunakan metode komunikasi yang tepat. Untuk menunjang keberhasilan dari metode komunikasi yang digunakan, menurut Onong Uchjana Effendy (1999:122) perlu diperhatikan juga bahwa komunikasi dalam organisasi dapat dikelompokan kedalam dua bentuk, yaitu:
1. Komunikasi Internal (Internal Communication)
2. Komunikasi Eksternal (Eksternal Communication)
Menurut Lawrence D. Brennnun yang dikutip Onong Uchjana Effendy (1999:122), komunikasi internal didefinisikan sebagai berikut:
“ Interchange of ideas among the administrators and its particular structure (organization) and interchange of ideas horizontally and vertically withim the firm which gets work done (operation and management).
Pengertiannya adalah pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan, lengkap dengan strukturnya yang khas (Organisasi) dan pertukaran gagasan secara horizontal dan vertical didalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (Operasi dan manajemen).
Adapun ciri dari komunikasi internal adalah berstruktur atau berhierarki, karena didalam organisasi terdapat jenjang kepangkatan atau garis hierarki yang menyebabkan adanya pegawai yang memimpin dan yang dipimpin, maka dalam manajemen tidak saja terjadi komunikasi antara pegawai yang sama, status atau pangkatnya tetapi juga antara yang memimpin dan yang dipimpin.
Komunikasi ini merupakan struktur yang vertical dan juga dalam komunikasi ini dikenal dengan adanya komunikasi formal dan komunikasi informal. Komunikasi formal mengikuti jalur hubungan formal yang tergambar dalam susunan atau struktur organisasi. Komunikasi informal arus informasinya sesuai dengan kepentingan dan kehendak masing-masing pribadi yang ada dalam organisasi tersebut.
Proses hubungan komunikasi informal tidak mengikuti jalur structural, sehingga bisa terjadi seseorang yang struktur formalnya berada di bawah dapat berkomunikasi dengan seseorang yang berada di tingkat pimpinan.
2.3.1 Bentuk Komunikasi Internal
Komunikasi dibagai menjadi 3 (tiga) bentuk yaitu : Komunikasi Vertikal (Vertical Communication), Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication) dan Komunikasi Cabang atau Komunikasi Diagonal (Crosswise Communication).
1. Komunikasi Vertikal (Vertical Communication)
Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah (Up word Communication). Komunikasi ke bawah adalah proses komunikasi dari atasan (Pimpinan) ke bawah. Dalam proses komunikasi ke bawah ini pimpinan atau atasan memberikan instruksi, petunjuk, pengarahan, informasi penjelasan dan lain-lain pada bawahan. Komunikasi keatas adalah proses komunikasi dari bawahan keatasan atau pimpinan. Dalam proses komunikasi keatas tersebut bawahan memberikan laporan, informasi, gagasan, sasaran dan sebagainya pada pimpinan atau atasan. Gabungan komunikasi keatas dan kebawah ini disebut komunikasi dua arah. Tentang gabungan komunikasi ini Onong Uchjana Effendi menyebutkan : “Komunikasi vertikal yang timbal balik dua arah merupakan pencerminan kepemimpinan demokratis, suatu jenis kepemimpinan yang terbalik antara jenis-jenis kepemimpinan lainnya”.
2. Komunikasi Horizontal (Horizontal Communication)
Komunikasi Horisontal
Komunikasi Horisontal ini terjadi antara individu-individu dengan karyawan yang mempunyai status atau peringkat yang sama dalam struktur organisasi misalnya: komunikasi antar staf, komunikasi antar karyawan menengah.
3. Komunikasi Cabang atau Komunikasi Diagonal (Crosswise Communication).
Komunikasi Diagonal
Komunikasi Cabang atau Komunikasi Diagonal (Crosswise Communication) merupakan kombinasi Komunikasi Vertikal dengan Komunikasi Horizontal dan merupakan komunikasi individu atau karyawan yang berbeda pangkat atau status dan juga berbeda bagian atau departemen. Misalnya antara kepala bagian pembiayaan dengan seorang petugas keamanan yang secara struktural masuk dalam bagian umum. Tujuan utama dari kepala cabang ini adalah untuk memberikan saluran langsung untuk koordinasi keorganisasian dalam pemecahan dalam dengan cara ini menghindari prosedur yang lebih lambat dari komunikasi-komunikasi langsung melaui suatu perintah atasan. Kepala cabang mempunyai keuntungan yaitu penghematan waktu tetapi berkurangnya kontrol atas informasi yang mengalir keluar. Kadang-kadang terjadinya komunikasi yang menyimpang dari jalan birokrasi, misalnya pengaduan petugas keamanan tadi karena pangkatnya tidak diperhatikan oleh atasan langsung.
2.3.2 Jenis-jenis Komunikasi Internal
Menurut Onong Uchjana Effendy (1999:125), komunikasi internal meliputi berbagai cara yang dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis yaitu:
1. Komunikasi Personal (Personal Communication)
2. Komunikasi Kelompok (Group Communication)
Uraiannya adalah sebagai berikut:
1. Komunikasi Personal (Personal Communication)
Komunikasi personal adalah komunikasi antara dua orang dan dapat berlangsung dengan cara:
a. Komunikasi tatap muka
Berlangsung secara dialogis saling menatap, sehingga terjadi kontak pribadi (personal contect). Dan ini disebut komunikasi antar personal (Interpersonal Communication). Oleh karena situasinya tatap muka, maka sikap, pendapat dan perilaku seseorang. Efektifnya komunikasi personal dalam situasi komunikasi seperti itu ialah terjadinya personal contect yang memungkinkan komunikator mengetahui, memahami dan menguasai:
1) Latar belakang atau kerangka awal (Frame of reference) komunikan selengkapnya
2) Kondisi fisik dan mental komunikan sepenuhnya
3) Suasana lingkungan pada saat komunikasi berlangsung
4) Tanggapan komunikasi secara langsung.
Dengan mengetahui, memahami dan menguasai hal-hal tersebut diatas seorang pimpinan atau atasan sebagai komunikator dapat melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1) Mengontrol setiap kata dan kalimat yang diucap
2) Mengulangi kata-kata yang penting disesertai penjelasaan
3) Memantapkan pengucapan dengan bantuan mimik dan gerak tangan
4) Mengatur intonasi sebaik-baiknya
5) Mengatur rasio dan perasaan.
Berikut ini beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam komunikasi antar personal tatap muka:
1) Bersikaplah empatik dan simpatik
2) Tunjukkanlah sebagai komunikator terpercaya
3) Bertindaklah sebagai pembimbing, bukan pendorong
4) Kemukakan fakta dan kebenaran
5) Bercakaplah dengan gaya mengajak, bukan menyuruh
6) Jangan bersikap super
7) Jangan menganggap enteng hal-hal yang mengkhawatirkan
8) Jangan mengkritik
9) Jangan emosional
10) Bicaralah secara meyakinkan.
Demikian beberapa hal yang dapat dijadikan pegangan dalam melakukan komunikasi antar personal secara tatap muka.
b. Komunikasi Personal Bermedia
Adalah komunikasi dengan menggunakan alat, umpamanya telepon atau memorandum. karena melalui alat, maka antara kedua orang tersebut tidak terdapat kontak pribadi.
2. Komunikasi Kelompok (Group Communication)
Komunikasi kelompok adalah komunikasi antara seseorang dengan sekelompok orang dalam situasi tatap muka. Seperti komunikasi yang terjadi dalam rapat, berunding, brainstorming dan upacara bendera. Komunikasi ini dapat dibedakan menjadi:
a. Komunikasi Kelompok Kecil (Small Group Communication)
b. Komunikasi Kelompok Besar (Large Group Communication)
Uraiannya adalah sebagai berikut:
a. Komunikasi Kelompok Kecil
Adalah komunikasi antara seorang manajer dengan sekelompok karyawan yang memungkinkan terdapat kesempatan bagi salah seorang karyawan yang memberikan tanggapan secara verbal.
Menurut Robert. F. Bales yang dikutip oleh Onong Uchjana Effendy (1999:127), mendefinisikan kelompok kecil sebagai
“ Sejumlah orang yang terlibat dalam interaksi satu sama lain dalam suatu pertemuan yang bersifat tatap muka dimana setiap peserta mendapat kesan atau penglihatan antara satu sama lainnya yang cukup ketara, sehingga dia baik pada surat timbulnya pertanyaan maupunsesudahnya dapat memberikan tanggapan kepada masing-masing sebagai perseorangan ”.
Keuntungan berkomunikasi dengan kelompok kecil:
a. Terdapat kontak pribadi
b. Umpan balik bersifat langsung
c. Suasana lingkungan komunikasi dapat diketahui
Kerugian berkomunikasi dengan kelompok kecil:
a. Frame of reference komunikasi tidak diketahui secara individual
b. Kondisi fisik dan mental komunikan tidak dipahami secara individual.
Berdasarkan kenyataan tersebut, dalam melaksanakan komunikasi kelompok kecil tatap muka perlu diperhatikan hal-hal berikut ini:
1. Ada persiapan yang seksama sebelum berkomunikasi
2. Peliharalah kontak pribadi selama berkomunikasi
3. Tunjukan diri sebagai komunikator terpercaya
4. Bicaralah dengan jelas, tegas dan meyakinkan
5. Hormatilah kritik komunikan
6. Janganlah bersifat super
7. Jangan mengkritik
8. Jangan ngotot
9. Jangan emosional
b. Komunikasi Kelompok Besar
Adalah kelompok komunikan yang karena jumlahnya banyak, dalam suatu situasi komunikasi hampir tidak terdapat kesempatan untuk memberikan tanggapan secara verbal. Denngan perkataan lain dalam komunikasi ini, kecil sekali kemungkinan bagi komunikator untuk berdialog dengan komunikan.
Dalam komunikasi internal suatu perusahaan jarang seklai terjadi komunikasi kelompok besar kecuali dalam upacara bendera yang sering dipergunakan oleh seorang pimpinan untuk memberikan informasi yang sifatnya umum, berkaitan dengan kepentingan seluruh karyawan. Dalam hal-hal tertentu, seorang pimpinan berkesempatan tampil dalam forum menghadapi kelompok besar seperti dalam konferensi atau kongres.
2.4 Prestasi Kerja
Kelangsungan hidup suatu perusahaan sangat bergantung kepada pegawai dalam melaksanakan pekerjaan, karena pegawai merupakan unsur perusahaan terpenting yang harus mendapat perhatian. Pencapaian tujuan perusahaan menjadi kurang efektif apabila banyak pegawai yang tidak berprestasi dan tentu saja akan menimbulkan pemborosan perusahaan, oleh karena itu prestasi kerja harus benar-benar diperhatikan.
2.4.1 Pengertian Prestasi Kerja
Ada berbagai definisi tentang prestasi kerja yang dikemukakan oleh para pakar manajemen, diantaranya:
John R, Schemerhorn. Jr (19993:338) berpendapat:
“ Job performance is the quantity and qualitas of task accomplishments by an individual or group at work “.
Pengertiannya: ” Prestasi kerja adalah kuantitas dan kualitas pekerjaan yang disesuaikan oleh individu atau kelompok dalam bekerja “.
Definisi menurut Agus Dharma (1991:1) yaitu:
“ Prestasi kerja adalah suatu yang dikerjakan atau produk dan jasa yang dihasilkan atau diberikan oleh seseorang atau sekelompok orang “.
Di Indonesia pengertian prestasi kerja menurut PP RI No. 10 Tahun 1979 pasal 4 adalah sebagai berikut:
“ Penilaian prestasi adalah hasil kerja yang dilakukan oleh pegawai negeri sipil dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya “.
Dari pendapat-pendapat diatas dapat diambil kesimpulan bahwa prestasi kerja adalah pelaksanaan pekerjaan pegawai yang dapat dinilai perkembangannya melalui evaluasi sistematis oleh pihak yang berwenang. Bambang Wahyudi (1996:101) berpendapat bahwa penilaian prestasi kerja (Job Performance) seorang tenaga kerja merupakan suatu yang dievaluasi secara periodic dan sistematis. Untuk mengetahui serta membedakan hasil pelaksanaan pekerjaan seorang karyawan dengan karyawan lainnya perlu diadakan penilaian prestasi kerja sesuai dengan standar masing-masing pegawai. Pegawai yang berprestasi baik sangat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
2.4.2 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Prestasi Kerja
Pemilihan factor-faktor yang digunakan dalam menilai suatu prestasi kerja pegawai merupakan hal yang sulit dan membutuhkan pertimbangan yang mendalam dari pihak manajemen, sehingga tiap perusahaan mempunyai kriteria yang berbeda dalam menentukan faktor-faktor ini karena harus disesuikan dengan kebijaksanaan perusahaan itu sendiri.
Dalam menentukan faktor-faktor yang mempengaruhi prestasi kerja pegawai, setiap perusahaan memiliki kebijaksanaan yang berbeda-beda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain. Pada kenyataannya perusahan-perusahaan menilai dasar yang sama sesuai dengan teori-teori prestasi kerja yang ada. Tidak semua teori yang membedakan antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Factor-faktor yang mempengaruhi dalam menilai prestasi kerja pegawai menurut Flippo (1993:250) adalah:
1. Quality of work (Kualitas pekerjaan)
Merupakan ketelitian atau ketepatan dari hasil yang telah dikerjakan pegawai.
2. Quantity of work (Kuantitas pekerjaan)
Merupakan seberapa banyak dan cepat output atau keluaran yang dapat diselesaikan oleh pegawai dalam suatu periode tertentu.
3. Dependability (Ketangguhan)
Seberapa besar tanggung jawab dan rasa percaya diri untuk menyelesaikan suatu pekerjaan serta inisiatif dari pegawai tersebut.
4. Attitude (Sikap mental)
Bagaimana sikap atau karakteristik pribadi dari pegawai, kerja samanya, pemanfaatan waktunya.
2.4.3 Penilaian Prestasi Kerja
Penilaian prestasi kerja merupakan alat manajemen sumber daya manusia yang digunakan untuk mengetahui sumber daya manusia yang dimiliki organisasi pada periode tertentu sekaligus untuk mengetahui tingkat kesesuaiannya dengan kebutuhan sumber daya manusia pada periode yang sama.
Menurut Bambang Wahyudi (1996:101), secara umum penilaian prestasi kerja dapat diartikan sebagai suatu evaluasi yang dilakukan secara periodic dan sistematis tentang prestasi kerja seorang tenaga kerja, termasuk potensi pengembangannya.
Beberapa inti dari penilaian prestasi kerja adalah:
1. Penilaian prestasi kerja memiliki dua manfaat yaitu: evaluasi dan pengembangan. Evaluasi mengacu pada apa yang telah dan sedang dilakukan karyawan. Pengembangan mengacu pada pertumbuhan masa depan karyawan itu sendiri.
2. Penilaian prestasi kerja didasarkan pada tingkah laku bukan sifat atau ciri kepribadian, perusahaan mengharapkan agar karyawan bertidak sesuai dengan standar kerja dan menghasilkan produk seperti yang telah ditetapkan, sehingga tingkah atau perbuatan (proses) dan karyanya (hasil) merupakan pokok perhatian dari pelaksanaannya.
3. Penilaian prestasi kerja merupakan dokumen legal, contoh: bila data penilaian prestasi kerja digunakan untuk membantu keputusan promosi atau memberi bonus, maka perusahaan harus mampu membuktikan bahwa penilaian dibuat secara objektif tanpa membedakan suku, agama, ras dan jenis kelamin.
4. Penilaian prestasi kerja merupakan proses formal maupun non formal. Penilaian prestasi kerja adalah proses berkelanjutan dan bukan hal sederhana yang dilakukan secara periodic. Hal ini karena pelaksanaan kerja karyawan bervariasi dari keadaan sangat baik hingga yang buruk. Oleh karena itu penilaian pelaksanaan kerja secara non formal dan umpan balik harus diadakan.
Menurut Bambang Wahyudi (1996:111-120) yang mengutip pendapat Andrew F. Sikula, metode penilaian prestasi kerja dibagi dua kelompok, yaitu metode tradisional dan metode modern:
1. Metode Tradisional, terdiri dari:
a. Rating Scale
Dalam metode ini, penilai diberi formulir untuk mengukur karakteristik dan tujuan kerja (kualitas dan kuantitas) dari seorang tenaga kerja.
(1) Graphic Scale, bentuk penilaian dengan membutuhkan tanda silang (X) pada skala yang tersedia untuk masing-masing factor yang dinilai pada formulir penilaian yang telah disiapkan sebelumnya.
(2) Multiple Scale, hampir sama denngan graphic scale, namun penilaian dihadapkan pada beberapa yang didasarkan pada sifat-sifat pribadi seseorang yang dirumuskan pada skala yang dapat diukur. Penilai tinggal memberi tanda pada nilai yang dipilih.
b. Employee Comparison
Membandingkan antara tenaga kerja yang satu dengan tenaga kerja yang lainnya. Factor-faktor yang diperbandingkan dapat meliputi diri manusia secara keseluruhan atau beberapa factor tertentu, misalnya pendidikan, keterampilan.
Employee Comparison dapat berbentuk:
(1) Alternation Ranking, cara membandingkan antara tenaga kerja satu dengan yang lain atas dasar kemampuan yang kemudian oleh penilai harus disusun dalam bentuk ranking mulai dari tenaga kerja dengan nilai terendah sampai dengan yang tertinggi.
(2) Paired Comparison, membandingkan tenaga kerja secara utuh atau keseluruhan dengan rumus :
K = n (n-1)
2
(3) Forced Distribution, bentuk penilaian yang pada dasarnya sama dengan metode grading. Setiap tenaga kerja di perbandingkan berdasarkan tingkat kemampuan atau prestasi dengan skala yang sudah ditentukan.
c. Checklist dibagi dua bentuk, yaitu:
(1) Weight Checklist, suatu daftar isian yang diberi bobot atau nilai yang berbeda-beda untuk setiap jawaban yang dipilih dari setiap pertanyaan.
(2) Forced Choice, suatu daftar isian yang pengisiannya dilakukan dengan memilih alternatif jawaban yang dibakukan.
d. Free Form Essay
Seorang penilai diharuskan membuat suatu karangan yang berkenaan dengan persepsinya tentang seorang tenaga kerja yang sudah dinilai. Karangan tersebut kemudian diberikan kepada penilai lain untuk diberi tanggapan dan penilaian terhadap tenaga kerja yang bersangkutan dengan menggunakan karangan tersebut sebagai dasarnya.
e. Interview
Dalam metode ini penilai melakukan penilaian melalui suatu komunikasi dengan tenaga kerja yang dinilai mengenai tugas-tugas yang telah dilaksanakan.
f. Critical Incident
Seorang penilai diharapkan mencatat semua tingkah laku sehari-hari tenaga kerja yang akan dinilainya dalam suatu catatan khusus, sifatnya, inisiatif, kemampuan kerja sama, sikap, kejujuran dan sebagainya.
2. Metode Modern, terdiri dari:
a. Assessment Centre
Dalam metode ini penilaian prestasi kerja dilakukan oleh sebuah lembaga atau badan yang dibentuk secara khusus oleh perusahaan dan diberi wewenang untuk melakukan penilaian atas tenaga kerja yang ada dalam organisasi yang bersangkutan.
b. Management By. Objective (MBO)
Dalam MBO, penilaian prestasi kerja seorang diukur dari mampu atau tidaknya mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya dan apabila mampu seberapa jauh hasil nyatanya dibandingkan dengan sasaran tersebut.
c. Human Asset Accounting
Metode berkembang berdaarkan suatu anggapan bahwa tenaga kerja dalam suatu organisasi merupakan kekayaan organisasi yang harus dinilai seperti halnya kekayaan lainnya. Jadi nilai tenaga kerja tidak hanya berupa biaya tenaga kerja yang harus dikeluarkan, tetapi juga merupakan nilai dari beberapa factor yang dimiliki tenaga kerja seperti loyalitas perilaku, motivasi dan sebagainya.
2.5 Peranan Komunikasi Internal dalam Meningkatkan Prestasi Kerja Karyawan
Semua aktivitas yang dilakukan dalam kehidupan sehari-hari sangat membutuhkan alat untuk saling berhubungan, agar segala sesuatu yang dimaksudkan dapat dicapai. Alat yang dimaksudkan adalah Komunikasi, dalam penelitian ini adalah Komunikasi Internal.
Komunikasi Internal adalah Komunikasi antar manajer/pimpinan dengan individu-individu yang berada dalam suatu organisasi/perusahaan yaitu para karyawan. Ada 3 (tiga) jenis Komunikasi Internal yaitu Downward Communication, Upward Communication, dan Horizontal Communication. Downward Communication adalah Komunikasi dari atasan ke bawahan dengan maksud untuk menasehati, memberitahukan, mengarahkan, memerintahkan dan menilai bawahan serta memberi informasi mengenai kebijakan suatu perusahaan. Upward Communication adalah Komunikasi dari bawahan kepada atasan mengenai apa yang terjadi ditingkat lebih rendah, misalnya laporan kemajuan, saran, permohonan bantuan. Horozontal Communication adalah komunikasi antara karyawan yang mempunyai status dan pangkat yang sama dalam suatu perusahaan, biasanya berlangsung secara informal diluar jam kerja misalnya waktu istirahat.
Ada beberapa sarana untuk memudahkan Komunikasi Internal dalam suatu perusahaan misalnya : telepon/intercom, meeting, papan pengumuman. Melalui berbagai sarana tersebut, perusahaan berusaha mengikut sertakan karyawan khususnya bawahan untuk turut berpartisipasi menyumbangkan ide dan pikirannya sehingga mereka merasa lebih terlibat dan ikut bertanggung jawab atas tecapainya tujuan perusahaan. Dengan demikian bawahan merasa dihargai keberadaannya dalam perusahaan, dan atas komunikasi antara atasan dengan bawahan maupun sebaliknya serta komunikasi sesama karyawan akan lebih lancar. Lancarnya arus komunikasi internal dalam suatu perusahaan diharapkan akan dapat meningkatkan prestasi kerja karyawan.
Prestasi Kerja dapat dilihat dari hasil kerja, karakteristik pribadi dan kemampuan/keterampilan. Hal-hal tersebut dapat diukur dari kualitas dan kuantitas kerja, kesetiaan, kesadaran, kejujuran, tanggung jawab, serta inisiatif. Ukuran-ukuran itu dapat dipengaruhi oleh Komunikasi Internal. Contohnya kuantitas dan kualitas kerja karyawan meningkat pula perintah yang diberikan atasan kepada bawahannya jelas sehingga mampu dikerjakan oleh bawahan. Contoh lain adalah jika seorang bawahan merasa dihargai dan diterima ide-idenya oleh perusahaan, maka tanggung jawaab dan inisiatifnya terhadap pekerjaan akan lebih besar dan akhirnya prestasi kerjanya meningkat.
Komunikasi dalam organisasi bukan hanya sekedar menyampaikan isi pesan, tetapi juga menentukan kadar hubungan. Komunikasi internal dapat membentuk dan mengubah sikap kearah yang positif dan akhirnya berpengaruh pada tindakan. Melalui komunikasi internal yang dijalankan, perusahaan-perusahaan berusaha menumbuhkan rasa saling pengertian antara pimpinan dengan karyawan dan antara sesama karyawan itu sendiri, sehingga karyawan bersedia untuk melakukan perubahan-perubahan kearah yang positif yang akan berpengaruh terhadap prestasinya.
Ditinjau dari sudut pandang manajemen, menurut Keith Davis dan John W. Newstrom (1992:151), semua tindakan pimpinan harus melewati leher botol komunikasi. Semua gagasan besar manajemen hanya merupakan pikiran dibelakang meja sampai manajer dapat menerapkannya melalui komunikasi. Tanpa dikomunikasikan rencana sebagus apapun tidak akan berharga.
Lebih lanjut lagi Keith Davis dan John W. Newstrom menyatakan bahwa : “Apabila komunikasi efektif, ia dapat mendorong timbulnya prestasi lebih baik dan kepuasan kerja”. Orang-orang memahami pekerjaan mereka secara lebih baik dan merasa puas dalam pekerjaan itu.
Dengan demikian komunikasi umumnya dan komunikasi internal yang efektif khususnya, akan mendorong timbulnya prestasi kerja karyawan dapat lebih memahami pekerjaan mereka sehingga hasil kerja mereka pun akan lebih baik. Selain itu mereka dapat menyumbangkan ide dan pikirannya, sehingga mereka merasa lebih terlibat dan diakui keberadaannya dalam perusahaan.
Hal ini akan mendorong mereka semakin loyal dan berusaha memberikan kontribusinya seoptimal mungkin melalui prestasi kerja terbaik yang mampu diberikannya.
Berdasarkan uraian diatas, maka jelas bahwa komunikasi internal yang dilaksanakan dengan baik, akan mempunyai peranan dalam meningkatkan prestasi kerja karyawan.
